업무 우선순위 정하는 방법, 매일 바쁘기만 했던 직장생활에서 바꿔 본 작은 습관

업무 우선순위

출근해서 컴퓨터를 켜자마자 한숨부터 나오는 날이 있었어요. 어제 마무리하지 못한 업무도 남아 있는데 아침부터 새로운 메일과 메신저 알림이 계속 들어오더라고요.

 

처음에는 눈에 보이는 일부터 빨리 처리하면 괜찮을 줄 알았어요. 그런데 하나를 끝내기도 전에 다른 업무가 생기고 전화까지 받다 보면 어느새 오전 시간이 훌쩍 지나가 있었죠.

 

특히 여러 업무의 마감일이 비슷하게 겹치는 날에는 더 정신이 없었어요. 서류 하나를 작성하다가 자료 요청이 들어오면 잠깐 다른 일을 하고 다시 돌아와 어디까지 했는지 확인하는 일이 반복됐거든요.

 

하루 종일 컴퓨터 앞에 앉아 바쁘게 일했는데 퇴근할 시간이 되면 정작 중요한 업무가 남아 있을 때도 있었어요. 분명 쉬지 않고 일한 것 같은데 무엇을 했는지 돌아보면 괜히 허무한 기분이 들더라고요.

 

그런 날에는 퇴근하고 집에 돌아와서도 미처 끝내지 못한 업무가 자꾸 생각났어요. 내일 아침에는 무엇부터 처리해야 할지 머릿속으로 정리하다 보면 퇴근한 뒤에도 완전히 쉬는 기분이 들지 않았죠.

 

어느 날에는 업무를 처리하다가 문득 이런 생각이 들었어요. 일을 더 빨리 하는 것도 필요하지만 지금 꼭 해야 하는 일과 조금 뒤에 해도 괜찮은 일을 구분하는 게 먼저 아닐까 싶었거든요.

 

거창한 시간관리 방법을 배우기보다 실제로 제가 어떤 일에 시간을 많이 쓰는지 살펴보는 것부터 시작했죠.

바쁘게 일했는데도 중요한 업무는 자꾸 남아 있었어요

예전에는 출근하면 메일함부터 열어 보는 게 습관이었어요. 새로운 메일이 도착해 있으면 일단 내용을 확인하고 바로 처리할 수 있는 일부터 하나씩 끝냈죠.

 

문제는 메일을 확인하다 보면 원래 하려고 했던 업무를 뒤로 미루게 된다는 점이었어요. 잠깐 확인만 하려고 했는데 답장을 작성하거나 자료를 찾다 보면 생각보다 많은 시간이 지나 있더라고요.

 

특히 간단한 업무를 먼저 처리하는 습관이 있었어요. 금방 끝낼 수 있는 일부터 정리하면 해야 할 일이 줄어드는 것 같아서 기분이 좋았거든요.

 

그런데 오후가 되면 마감일이 가까운 중요한 업무가 그대로 남아 있을 때가 있었어요. 작은 업무는 여러 개 끝냈지만 정작 시간을 많이 써야 하는 일은 시작도 못 한 상태였죠.

 

한 번은 자료를 정리해야 하는 업무가 있었는데 중간중간 다른 요청을 처리하느라 계속 미뤘던 적도 있었어요. 나중에 시간을 확인하니 퇴근 시간이 가까워져 있어서 결국 다음 날까지 일을 이어 가야 했죠.

 

그때는 왜 이렇게 일이 끝나지 않을까 싶었어요. 그런데 돌아보니 업무량도 많았지만 일을 처리하는 순서가 자꾸 바뀌는 것도 문제였어요.

 

전화나 메신저로 새로운 요청이 들어오면 원래 하던 일을 멈추고 바로 처리하는 경우가 많았어요. 물론 급하게 대응해야 하는 일도 있지만 모든 요청이 당장 처리해야 할 만큼 긴급한 것은 아니었거든요.

 

이런 일이 반복되니 하루가 자꾸 끊어지는 느낌이 들었어요. 집중해서 작성해야 하는 문서를 여러 번 다시 열어 보면 내용을 파악하는 데도 시간이 걸리더라고요.

 

그래서 업무를 시작하기 전에 오늘 무엇을 꼭 끝내야 하는지 먼저 적어 보기로 했어요. 머릿속으로만 생각하던 일을 눈에 보이게 정리하면 조금 덜 정신없지 않을까 싶었죠.

아침에 업무수첩을 펼치는 시간을 만들어 봤어요

처음에는 출근하자마자 해야 할 일을 전부 적어 봤어요. 그런데 생각나는 업무를 모두 쓰다 보니 목록이 너무 길어져서 오히려 어디부터 시작해야 할지 고민하게 되더라고요.

 

그래서 작성 방법을 조금 바꿨어요. 오늘 마감해야 하는 일과 이번 주 안에 처리할 일, 시간이 날 때 해도 괜찮은 일을 나누어 보기로 했죠.

 

특히 마감일이 정해져 있는 업무는 먼저 확인했어요. 제출 기한을 놓치면 다른 사람의 업무에도 영향을 줄 수 있으니 이런 일부터 일정을 살펴보는 편이 마음이 놓였어요.

 

그다음에는 혼자 처리할 수 있는 업무와 다른 사람의 확인이 필요한 업무를 구분했어요. 결재나 자료 회신을 기다려야 하는 일이 있다면 미리 요청해 두는 편이 나중에 덜 급해지더라고요.

 

예전에는 필요한 자료를 받기 직전까지 기다렸다가 급하게 요청하는 경우도 있었어요. 이제는 일정에 여유가 있을 때 미리 확인하고 필요한 자료를 요청하려고 해요.

 

업무를 적을 때는 너무 자세하게 쓰지 않았어요. 수첩을 작성하는 데 시간을 많이 쓰면 정작 업무를 처리할 시간이 부족해질 것 같았거든요.

 

대신 오늘 반드시 처리할 업무 몇 가지를 먼저 적었어요. 나머지는 따로 목록을 만들어 두고 시간이 생기거나 일정이 바뀌면 다시 확인하는 방식으로 정리했죠.

 

처음에는 이렇게 적는다고 일이 정말 달라질까 싶었어요. 그런데 오전에 해야 할 일이 눈에 보이니 메일이나 메신저를 확인하다가도 원래 하려던 업무를 다시 떠올리기 편하더라고요.

 

특히 오후에 중요한 업무가 남아 있으면 마음이 급해지던 일이 조금 줄었어요. 가능하면 집중이 잘되는 시간에 시간이 오래 걸리는 업무부터 처리하려고 했거든요.

 

제가 업무수첩에 적어 보는 내용은 생각보다 단순해요. 아래는 평소 업무를 정리할 때 활용하기 좋도록 구성한 메모 예시예요.

출근 후 업무수첩에 적어 두는 메모

• 오늘까지 반드시 끝내야 하는 업무 확인
• 마감일이 가까운 서류와 보고자료 먼저 살펴보기
• 다른 사람의 확인이나 자료가 필요한 업무 미리 요청
• 이번 주 안에 처리할 업무는 별도로 정리
• 갑자기 들어온 요청은 긴급성과 중요도를 확인
• 퇴근 전에 처리하지 못한 업무와 다음 일정 기록

이렇게 적어 놓으면 모든 일을 머릿속으로 기억하려고 애쓰지 않아도 돼서 편했어요. 특히 중간에 새로운 업무가 생겨도 원래 하려던 일을 잊어버릴 가능성이 줄어드는 느낌이었죠.

 

물론 업무수첩에 적은 순서대로 하루가 흘러가는 건 아니에요. 갑자기 급한 요청이 들어오거나 예상하지 못했던 일이 생기면 계획을 바꿔야 하는 날도 많았어요.

 

그럴 때는 처음 세운 계획을 무조건 지키려고 하지 않았어요. 상황을 다시 살펴보고 지금 더 중요한 일이 무엇인지 판단한 뒤 순서를 조정하는 편이 오히려 현실적이더라고요.

하루를 기록해 보니 시간을 쓰는 방식이 조금씩 보였어요

업무수첩을 사용하면서 하루 동안 어떤 일을 했는지도 간단하게 기록해 봤어요. 처음에는 귀찮을 것 같았지만 퇴근 전에 몇 줄만 적는 정도라 생각보다 오래 걸리지는 않았어요.

 

특히 계획했던 업무와 실제로 처리한 업무를 비교해 보는 일이 흥미로웠어요. 오전에는 보고자료를 작성하려고 했는데 막상 하루가 끝나고 보면 다른 요청을 처리하느라 시간을 많이 사용했던 날도 있었죠.

 

그런 날에는 왜 계획대로 하지 못했는지 돌아봤어요. 예상하지 못한 긴급 업무 때문인지 아니면 작은 일을 처리하다가 중요한 일을 뒤로 미룬 것인지 살펴보니 조금씩 차이가 보이더라고요.

 

어느 날의 업무 흐름을 예로 들면 이런 모습이었어요. 실제 직장생활에서는 계획과 다르게 흘러가는 일이 많아서 완벽한 시간표보다는 기록을 남기는 정도로 활용했어요.

업무가 유난히 많았던 날의 기록

오전 9시

출근 후 오늘 처리해야 할 업무를 확인했어요. 마감이 가까운 보고자료를 먼저 작성하기로 하고 필요한 자료부터 정리했죠.

오전 10시 30분

다른 부서에서 자료 요청이 들어왔어요. 당장 필요한 자료인지 확인한 뒤 회신 가능한 시간을 안내하고 원래 하던 업무를 이어 갔어요.

오후 1시 30분

오전에 정리했던 자료를 바탕으로 보고서를 마무리했어요. 예전 같았으면 작은 업무를 먼저 처리하다가 오후까지 미뤘을지도 모르겠더라고요.

오후 3시

메일과 메신저를 확인하면서 남은 요청을 처리했어요. 확인이 필요한 업무는 담당자에게 연락하고 다음 일정도 함께 정리했죠.

퇴근 전

오늘 끝낸 업무와 내일 이어서 할 일을 수첩에 적어 뒀어요. 책상을 정리하고 나니 적어도 내일 아침 무엇부터 해야 할지 고민할 필요는 없겠더라고요.

이렇게 기록해 놓고 보니 바쁜 날에도 어떤 일에 시간을 사용했는지 조금 더 분명하게 보였어요. 예전에는 하루가 정신없이 지나가면 무엇을 했는지 떠올리기 어려웠는데 짧은 기록이 있으니 돌아보기가 편하더라고요.

 

특히 업무를 중간에 멈췄다가 다시 시작해야 할 때 도움이 됐어요. 어디까지 진행했는지 간단히 적어 두면 다음에 문서를 열었을 때 내용을 다시 확인하는 시간이 줄어들었죠.

 

물론 여전히 계획대로 흘러가지 않는 날이 많아요. 여러 업무가 동시에 들어오면 우선순위를 정해 놓았더라도 다시 조정해야 하고 긴급한 요청이 생기면 원래 계획을 미뤄야 할 때도 있거든요.

 

하지만 예전처럼 눈에 보이는 업무부터 무조건 처리하지는 않으려고 해요. 먼저 마감일과 중요도를 확인하고 필요한 경우 담당자와 처리 일정을 조율하는 편이 마음이 조금 덜 급하더라고요.

 

업무를 끝낸 뒤 수첩에 표시하는 작은 습관도 생겼어요. 완료한 업무 옆에 표시를 해 두면 하루 동안 무엇을 끝냈는지 한눈에 보여서 괜히 뿌듯한 기분이 들기도 해요.

 

가끔은 생각보다 완료 표시가 적은 날도 있어요. 그럴 때는 무조건 일을 못 했다고 생각하기보다 예상하지 못한 업무가 얼마나 많았는지 함께 살펴보려고 해요.

 

특히 다른 사람의 확인이나 회신이 필요한 업무는 혼자 노력한다고 바로 끝나는 일이 아니잖아요. 그래서 제가 처리할 부분은 먼저 마무리하고 기다려야 하는 일은 별도로 표시해 두는 편이에요.

 

업무수첩을 사용하면서 가장 편해진 건 퇴근하기 전에 다음 날 할 일을 정리하는 시간이었어요. 예전에는 집에 돌아가서도 내일 해야 할 업무가 생각나곤 했는데 이제는 수첩에 적어 두었다는 사실만으로도 마음이 조금 놓이더라고요.

 

며칠 전에도 퇴근하기 전에 책상 위 서류를 정리하면서 수첩을 펼쳐 봤어요. 완료한 업무에 표시를 하고 내일 처리할 일을 몇 줄 적고 나니 하루가 조금 차분하게 마무리되는 기분이었죠.

 

물론 내일 출근하면 또 새로운 업무가 기다리고 있을 거예요. 그래도 이제는 쌓여 있는 일을 보며 무작정 시작하기보다 잠깐 수첩을 펼쳐 오늘 가장 먼저 해야 할 일이 무엇인지부터 살펴보려고 해요.